Identification des personnels impliqués
Direction, comptabilité, facturation, production, commercial...
A ce stade, 1 ou 2 personnes seulement sont impliquées et décrivent les rôles et activités existants.
Direction, comptabilité, facturation, production, commercial...
A ce stade, 1 ou 2 personnes seulement sont impliquées et décrivent les rôles et activités existants.
- Détermination d'un nom unique pour chaque tâche identifiée
- Evaluation du nombre d'occurrences annuel et de la durée moyenne
- Description simplifiée de la tâche et de ses interactions avec les acteurs et les logiciels
- Analyse des données manipulées, de leur sensibilité, de leur stockage et de leur sauvegarde
Les étapes 1 et 2 sont en principe réalisées lors de la 1ère séance d'environ 2H. Le lendemain de cette séance un document de synthèse est produit.
Ce document liste ces tâches et pré-identifie de possibles pistes d'amélioration sous l'angle:
- Des performances: numérisation et lecture automatique des documents, interfaces automatisées avec des logiciels, automatisation de processus métier..
- De la sécurité: Quel danger de perte/vol/dissémination involontaire des données? Quelle conformité avec les règlements, dont le RGPD?
- De la résilience: En cas de destruction de l'information ou de ses supports informatiques, quelles possibilités pour la récupérer? En combien de temps?
Le document est délivré et présenté à l'entreprise qui décide ou non de donner suite.
Si oui, les actions sont réparties en phases pour des améliorations successives dans une approche dite "agile"
Sur les tâches sélectionnées, la rencontre avec les personnels directement impliqués permet d'affiner l'analyse pour valider les améliorations possibles et garantir la compréhension et l'acceptation de la solution. Cela passe par l'utilisation d'exemples, démos voire mini-prototypes. Des indicateurs de performance sont choisis pour mesurer ensuite le retour sur investissement.
A l'issue de cette phase tous ont une vision commune de ce qui va être fait et de son utilité pour l'entreprise.
Selon le cas, l'implémentation peut inclure l'introduction de nouveaux logiciels, un changement technique et organisationnel avec l'introduction de la GED (gestion électronique de documents), l'interfaçage de logiciels existants en activant ou développant une passerelle, l'accès mobile à l'information, la mise en place d'une base de connaissances partagée...
Si l'activité le justifie, une automatisation des processus métier permet de coordonner les activités de plusieurs acteurs de l'entreprise. Outre le gain de temps et de précision dans le travail, cette automatisation garantit le suivi des tâches, fournit des statistiques détaillées d'activité et offre des éléments factuels à présenter aux clients dans le cadre d'une démarche qualité.
Après chaque phase de mise en place des améliorations, les indicateurs de performances définis au préalable permettent de valider la démarche et le bien fondé de l'investissement ainsi que la bonne intégration des nouveaux outils et pratiques dans le paysage de l'entreprise.